Home Tin Tức Sự Kiện Cộng tác viên tổ chức sự kiện là gì?

Cộng tác viên tổ chức sự kiện là gì?

19
0

Bên cạnh các công việc partime khác thì cộng tác viên tổ chức sự kiện là công việc được nhiều người quan tâm thời gian gần đây. Nghề tổ chức sự kiện là một nghề đang là trào lưu của rất nhiều bạn trẻ, vậy công việc này ra sao? Chúng ta cùng tìm hiểu nhé!

Công việc Tổ chức sự kiện

Trước hết, chúng ta hãy xem sự kiện là gì? Dễ hiểu thì sự kiện (hay còn gọi là event) là các hoạt động của con người có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, một địa điểm nhất định. Và những người tổ chức sẽ tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó. Mục đích cuối của sự kiện là tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Sự kiện mà chúng tôi muốn nhắc đến có thể là các cuộc thi hoa hậu,… hay cũng có thể đơn giản chỉ là các sự việc mang ý nghĩa cá nhân như : đám cưới, sinh nhật,… Hay thậm chí là các hoạt động liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như là: hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương, lễ tri ân khách hàng…

Vậy tại sao lại cần phải tổ chức sự kiện? Tổ chức sự kiện chủ yếu là để phục vụ các hoạt động PR, marketing, gia tăng lượng khách hàng tiếp cận doanh nghiệp và nâng cao uy tín thương hiệu. Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ cực kỳ đắc lực trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm.

Nhiều chuyên gia đánh giá nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường mà thôi. Một doanh nghiệp tổ chức event thành công có thể đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Sau đó, sâu xa hơn là tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng cho doanh nghiệp.

Tại sao cần có cộng tác viên tổ chức sự kiện?

Cộng tác viên là những người hỗ trợ các công việc trong quá trình tổ chức sự kiện. Hỗ trợ tối đa cho các nhân sự chính thức trong thời điểm có nhiều dự án và sự kiện. Nếu không có những người làm cộng tác viên, có thể sự kiện sẽ không hoàn thiện. Bởi có những nội dung tuy không quá phức tạp nhưng là một khối lượng công việc lớn, cần sự hỗ trợ mới có thể hoàn thành kịp tiến độ.

Trong các sự kiện, việc tuân thủ thời gian là điều vô cùng quan trọng. Nhất là khi đó là một quá trình, nếu bị vướng mắc ở một khâu nào thì cần phải tháo gỡ ngay nếu không sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của toàn bộ sự kiện. Vì vậy, cần một lực lượng cộng tác viên hùng hậu để giải cứu cho những tình huống như thế này.

Công việc của công tác viên tổ chức sự kiện

Mỗi event, sự kiện đều có nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau, không cái nào giống cái nào. Vì vậy, quy trình tổ chức sự kiện đối với mỗi event cũng chẳng thể rập khuôn được. Vì vậy, công việc của những người làm cộng tác viên tổ chức sự kiện sẽ cũng khác nhau cho mỗi loại sự kiện khác nhau.

Tuy nhiên, về cơ bản sẽ có những nội dung như sau. Người hỗ trợ sẽ phải khéo léo thích nghi với từng sự kiện và thậm chí là từng giai đoạn của quy trình sự kiện.

Công việc trước khi diễn ra sự kiện

  • Xác định rõ nguyện vọng của đơn vị tổ chức sự kiện về loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức.
  • Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho từng sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, quy trình diễn ra sự kiện như thế nào…
  • Vận chuyển, lắp đặt và trang trí cho sự kiện.
  • Hỗ trợ hoạt động quảng bá truyền thông cho sự kiện.
  • Chuẩn bị cho các phương án dự phòng cho sự kiện.

Công việc giai đoạn diễn ra sự kiện

  • Hỗ trợ đón tiếp và khai mạc sự kiện
  • Theo dõi các diễn biến chính của sự kiện
  • Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
  • Bố trí lưu trú và vận chuyển trong sự kiện cho khách mời và các thành viên.

Công việc giai đoạn sau sự kiện

  • Hỗ trợ công tác xúc tiến và quảng bá sự kiện
  • Thực hiện các nội dung bổ trợ cho sự kiện
  • Chăm sóc khách hàng

Điều mà bạn cần lưu ý nếu muốn làm công việc cộng tác viên tổ chức sự kiện đó là bạn phải thích nghi được với công việc một cách nhau chóng. Ngoài ra, bạn cần phải có kinh nghiệm và “tố chất” của một người làm công việc giúp đỡ. Chúc bạn thành công!