Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện

Một sự kiện được tổ chức ra có rất nhiều quan khách, đại biểu tới tham dự. Nó không chỉ đơn thuần là một buổi tiệc, một event mà nó còn là bộ mặt của cả một doanh nghiệp, một tập thể. Do đó yếu tố thành công của sự kiện luôn được đặt lên hàng đầu. Vậy để một sự kiện được diễn ra thành công tốt đẹp và hạn chế rủi ro thì nhà đầu tư cần nắm những lưu ý khi tổ chức sự kiện. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp vấn đề trên.

1>  Các bước tổ chức sự kiện đúng chuẩn

Trong tổ chức sự kiện, có rất nhiều lĩnh vực sự kiện khác nhau. Mỗi lĩnh vực sự kiện sẽ có một mục đích và mang một ý nghĩa riêng biệt. Chính vì thế mà mỗi sự kiện sẽ có những quy trình tổ chức khác nhau. Tuy nhiên, chúng chỉ khác biệt ở một số điểm, còn lại tất cả đều tuân thủ theo một quy trình chung như sau:

  • Gặp gỡ, nhận yêu cầu từ chủ đầu tư
  • Hình thành ý tưởng chủ đạo và xác định chủ đề cho sự kiện
  • Xây dựng kế hoạch chi tiết cho sự kiện
  • Thực thi các phần công việc theo kế hoạch đã lên
  • Chạy chương trình
  • Đánh giá, tổng kết và báo cáo về sự kiện

Trên đây là 6 bước chính và cơ bản nhất mà sự kiện nào cũng tuân thủ theo. Tuy nhiên, ở trên chúng tôi cũng đã trình bày, tùy vào mục đích, quy mô và tính chất của sự kiện mà các bước có thể nhiều hoặc ít hơn.

2>  Những lưu ý khi tổ chức sự kiện

Để một sự kiện được diễn ra một cách thành công tốt đẹp, ta cần lưu ý khi tổ chức sự kiện những vấn đề sau:
– Hệ thống trang thiết bị: để có được một buổi sự kiện diễn ra trơn tru thì đòi hỏi hệ thống các trang thiết bị phục vụ cho sự kiện như hệ thống âm thanh, ánh sáng, điều hòa,… cần phải được kiểm tra một cách kỹ lưỡng. Luôn đảm bảo chúng hoạt động tốt và không có sự cố trong suốt quá trình sự kiện diễn ra.
– Địa điểm tổ chức sự kiện: Địa điểm mà sự kiện diễn ra có ảnh hưởng rất nhiều đến sự thành công hay thất bại của sự kiện đó. Bạn nên chọn địa điểm sao cho phù hợp với tính chất của sự kiện. Ngoài ra phải tránh trường hợp đến sát ngày sự kiện diễn ra thì địa điểm lại bị người khác thuê mất hoặc địa điểm không đủ sức chứa số lượng khách mời tham gia sự kiện,…
– Sự phối hợp giữa các bộ phận chạy chương trình: Đây có lẽ là yếu tố quan trọng nhất ảnh hướng đến kết quả toàn cục của sự kiện. Một sự kiện được diễn ra suôn sẻ đòi hỏi tất cả các thành viên phải phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng và hiểu ý lẫn nhau để không xảy ra sự cố đáng tiếc.
– Các vấn đề liên quan đến MC: MC là người dẫn dắt sự kiện từ đầu tới cuối chương trình, vì thế họ chính là cầu nối quan trọng trong buổi lễ. Tất cả các thông điệp mà chủ đầu tư, doanh nghiệp muốn truyền đạt đến khách mời đều phụ thuộc phần lớn vào MC. Vì thế, nên chọn những MC có kinh nghiệm và khả năng truyền đạt tốt để dẫn dắt chương trình.
Vấn đề phát sinh trong sự kiện là một điều không thể tránh khỏi. Chính vì thế bạn không thể nào lường trước được tất cả các tình huống có thể xảy ra trong sự kiện. Vậy cách tốt nhất để sự kiện được diễn ra thành công tốt đẹp đó chính là phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng và luôn có phương án dự phòng cho mọi tình huống xảy ra.

3> Tại sao phải có hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện?

Tổ chức sự kiện là một công việc thường niên mà bất cứ doanh nghiệp, tố chức , cá nhân đều phải tiến hành nhằm mục tiêu chung là quảng bá thương hiệu, hình ảnh và đạt được hiệu quả lan truyền. Dù cho mục đích thương mại hay truyền tải văn hóa, thẩm mĩ, nghệ thuật thì đều liên quan đến hoạt động tổ chức sự kiện. Một số đơn vị, cá nhân không đủ nguồn lực để tự tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đứng ra tiến hành. Vì vậy cần phải có mẫu hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện để xác định tính pháp lý và mối quan hệ ràng buộc giữa các bên.
Ngoài ra, bất cứ sự kiện nào cũng phải tiến hành xin giấy phép tổ chức sự kiện trước khi diễn ra. Một trong những giấy tờ bắt buộc phải có chính là hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện. Do đó cần có một mẫu hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện đúng chuẩn để rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục.
những lưu ý khi tổ chức sự kiện

4> Các điều khoản hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện đúng chuẩn.

Tương tự các hợp đồng mua bán sản phẩm hữu hình, hợp đồng mua bán dịch vụ cũng phải có các điều khoản cơ bản như sau. Chi tiết bên trong các điều khoản sẽ phụ thuộc vào sự thương lượng và đám phán của các bên. Tùy vào loại hình dịch vụ mà phía công ty tổ chức dịch vụ sẽ đề xuất thêm các điều khoản phù hợp. Đặc biệt lưu ý đến chi tiết dịch vụ được cung cấp và hiệu lực hợp đồng để thực hiện đúng tiến độ. Tránh các trường hợp tranh chấp không đáng có phát sinh. Hợp đồng sinh ra là để xác định tính pháp lý và tránh rủi ro cho cả đôi bên.
Do đó cả người cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện lẫn người đi thuê dịch vụ đều phải cân nhắc, kiểm tra trước kí quyết định kí kết hợp đồng.Tham khảo các điều khoản bên dưới bạn nhé:
– Bên cung cấp dịch vụ
– Bên thuê dịch vụ
– Các dịch vụ được cung cấp
– Thời gian và địa điểm tổ chức dịch vụ
– Hiệu lực của hợp đồng
– Tổng giá trị của hợp đồng dịch vụ
– Quyền và nghĩa vụ của bên cung cấp dịch vụ
– Quyền và nghĩa vụ của bên thuê dịch vụ
– Giải quyết tranh chấp nếu có
– Các trường hợp bất khả kháng
Hy vọng rằng bài viết trên đã cung cấp đủ cho bạn tất cả những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Đội ngũ Vietlink luôn tận tình giúp đỡ khi các bạn có thắc mắc về dịch vụ tổ chức sự kiện. Hãy gọi ngay để được chúng tôi chăm sóc bạn một cách tốt nhất!

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*